Online event met het gevoel van een live event

CAD & Company helpt bedrijven in sectoren als de bouw, techniek en industrie maximaal resultaat uit hun ontwerpen te halen. Denk daarbij aan een 2D-ontwerp dat meer impact krijgt in 3D. Of een ontwerp dat veel aansprekender wordt door het bewegend of interactief te maken. Dat doet het bedrijf met 365 medewerkers in 6 landen. En ze doen het met trots! Daarom organiseert CAD & Company ieder jaar een aansprekend event voor klanten en partners. Een visitekaartje waarmee CAD & Company bewijst: wij lopen voorop in de branche! Toen de coronamaatregelen werden aangescherpt, werd het alleen wel even spannend. Het evenement zou op 8 oktober live worden gehouden. Dat kon niet meer. Online kon wel, maar wie kon alles daarvoor snel genoeg regelen en omzetten? SowiesoHelder bood uitkomst.

Oplossing

CAD & Company heeft uiteraard veel kennis van digitaliseren. Daarnaast wist het bedrijf al precies welke sprekers wat zouden vertellen. Het programma was dus helder. De keynote sprekers waren bekend, net als de inhoud van de 14 verschillende break-out sessies. Het event, genaamd #CU2020, moest alleen in het juiste vat worden gegoten om online net zo aansprekend en boeiend te worden als offline. En dat is toch een vak apart. Vooral de beleving van een aansprekende locatie, professionele vormgeving en het ontmoeten van vakgenoten waren voor CAD & Company belangrijke elementen van het event. Die elementen laten zich lastig van offline naar online vertalen. Wij konden het oplossen!

  • De deelnemers werden in een virtuele beurslocatie digitaal ontvangen door Eva de Groot, host van het event (marketing manager CAD & Company)
  • Ze konden rondkijken op de beursvloer, met virtuele beursstands waar je video’s kon bekijken, informatie kon downloaden en calls kon maken met de host van de stand
  • Je kon naar het hoofdpodium ‘lopen’, waardoor je echt het idee had in het publiek te zitten
  • De break-out sessies werden bereikt via een grote virtuele deur
  • Tijdens deze sessies konden deelnemers interessante klant cases in de vorm van een video bekijken en gelijktijdig vragen stellen aan de spreker
  • De keynote sprekers kregen een livestream vanuit een speciale ‘green screen’ studio waarin de achtergronden visueel waren vormgegeven en waar ook een live schakeling met het hoofdkantoor plaatsvond
  • Met een pubquiz hebben we voor aanvullende interactie gezorgd
  • Alle medewerkers van CAD & Company kwamen na afloop feestelijk in beeld om de winnaar van de quiz te feliciteren

RESULTAAT

CAD & Company wilde met het event bewijzen dat ze óók als het iets moeilijker wordt passende oplossingen vinden met digitale toepassingen. Dat is immers hun business. En het is gelukt! Samen met onze partners konden we de regie en techniek leveren om alle deelnemers echt onderdeel van een geheel te maken. Iets heel anders dus dan het zenden en ontvangen van beelden en video’s via Zoom of Teams. We hebben het bovendien snel geregeld – in een week of 6. Maar liefst 530 deelnemers konden hierdoor aan een inspirerend en innovatief digitaal event deelnemen. Op LinkedIn leverde dat mooie reacties op van deelnemers, zoals: `Goed georganiseerd en interessante, pragmatische keynote!’ Maar natuurlijk willen we vooral dat onze opdrachtgever CAD & Company tevreden is. Eva de Groot is manager marketing bij CAD & Company. Zij beloonde ons met lovende woorden: “In minder dan 2 maanden van een live event naar een online event…en ons eerste virtuele event was een succes! We kijken terug op een fantastische virtuele #CU2020. Veertien klanten hebben enthousiast gesproken over hoe zij de versnelling maken. En twee inspirerende keynotes gingen uitgebreid in op de onderwerpen. Wat was het een fantastische dag!”

En jij?

Een online event is iets totaal anders dan een event waar je gasten fysiek aanwezig zijn. Iemand die online een uur naar een presentatie moet kijken van ellenlang slides, haakt af. Het feit dat iemand achter zijn laptop zit, betekent dus dat je het event aantrekkelijker moet maken. Door kortere presentaties. Door content visueler te maken. Of door het event interactief te maken met live schakelingen naar andere locaties, landen of sprekers. De kijker moet achter zijn laptop continu denken: ‘Oh, dat is leuk! Dat is interessant!’ Probeer je content dus zo aan te passen dat de kijker na afloop met een goed gevoel zijn laptop sluit. En begin op tijd! Meestal is de organisatie van een live event op de dag zelf erg druk. Locatie tiptop in orde, catering, locatie aankleden, gasten en sprekers ontvangen, de tafels goed zetten…Bij een online event vraagt vooral de voorbereiding veel tijd, omdat je goed moet nadenken over de vormgeving en inhoud. Heb je daar moeite mee? Of wil je weten hoe we jou kunnen helpen een aansprekend online event samen te stellen én te organiseren? Bel Annemarie Verbeek dan op 06 – 53 31 17 98. Zij was de projectleider voor het event van CAD & Company en ze heeft alle kennis in huis om je verder te helpen.

MEER WETEN?
NEEM CONTACT MET
ONS OP

Annemarie Verbeek
Jim Pique
SuikerSilo
SuikerSilo

Meer Werk

deregt

Marcom Strategie

ing

De 3e Helft

LabV

De Langste URL

Vattenfall

Scrollytelling

zwemmer vlinderslag

SRO

WordPress Multisite

algemeen

E-learning

ing

Schenken

Danone

QFS

nuon

Digitale Wereld

CAD & Company

Van een offline naar online event

woman virtual presentation

Hines

Pitch Perfect

FOLIO ORTHICA

Symposium

Yakult Europe

3D verpakkingen

tomtom

black friday

nuon

Vattenfall krant